コピー機のカウンター料金の相場は？役所の入札51件の実際の単価と、自社の請求書の比べ方（2026年11月）

コピー機（複合機）の「カウンター料金」は、役所の入札では、販売会社の記事でよく見る相場よりかなり安い単価で決まっている例が多くあります。 ただし、基本料金との組み合わせや月の枚数で、実際の支払いは大きく変わります。

この記事では、役所が公開しているコピー機の入札・契約の結果51件を、1件ずつ元の資料で確かめて集めた結果をまとめます。自社の請求書が高いのか安いのかを知りたい総務・経理の方を想定しています。

この記事の要点

• カラー機の契約16件では、モノクロ0.4〜3.2円（真ん中0.7円）、カラー2.34〜16円（真ん中4.9円）でした
• 同じ条件の入札でも、会社によって月の支払いが2〜5倍違った例があります
• 比べるときは単価だけでなく、自社の枚数で「月の支払い」を出すのが確かです

よく見る「相場」と、役所の入札の単価

販売会社や比較サイトの記事では、カウンター料金の目安を「モノクロ1〜3円、カラー10〜20円」と書いていることがよくあります（2026年11月5日に検索して確認）。

一方、役所の入札で決まった単価は次のとおりでした。金額はすべて税抜です。

	件数	いちばん安い	真ん中	いちばん高い
カラー機のモノクロ1枚	16件	0.40円	0.70円	3.20円
カラー機のカラー1枚	16件	2.34円	4.90円	16.00円
モノクロ機の1枚	35件	0.50円	2.30円	6.00円

カラー機16件のうち、10件はカラー10円未満、10件はモノクロ1円未満でした。北海道の振興局で、4〜5社が入札した契約では、カラー2〜5円台で決まった例が並びます。

ただし、役所の契約は、枚数が多い・保守や消耗品の範囲が決まっている・用紙は別、といった条件での結果です。民間の契約の相場と同じとは限りません。 下の「比べるときの注意」も合わせてご覧ください。

同じ条件の入札でも、月の支払いは2〜5倍違う

役所の入札では、同じ機械・同じ枚数の条件に、何社もが値段を出します。その全社の値段が公開されています。

入札	条件	いちばん安い会社	いちばん高い会社	差
北海道 十勝総合振興局（2026年2月、5社）	1枚の料金が1種類（色の区別なし）、月約15,700枚	月18,850円	月85,800円	4.6倍
北海道 上川総合振興局 旭川建設管理部（2026年2月、5社）	カラー機、月にモノクロ約5,300枚・カラー約3,700枚	月22,026円	月59,270円	2.7倍
北海道 日高振興局（2026年9月、5社）	モノクロ機、月24,900枚	月34,380円	月74,620円	2.2倍

民間で1社だけから見積もりを取ると、この幅のどこにいるかが分かりません。同じ条件で2〜3社に見積もりを頼むだけで、差が見えます。

枚数が少ないと、1枚が高くつく

コピー機の料金は、多くが「月の基本料金＋1枚の単価×枚数」です。枚数が少ないと、基本料金のぶん1枚あたりが高くなります。

モノクロ機の契約で、基本料金も含めた「実質の1枚」を1台あたりの月の枚数別に出すと、次のとおりでした。

1台の月の枚数	件数	1台・月の支払い（真ん中）	基本料金込みの1枚（真ん中）
2,000枚まで	6件	17,860円	20.4円
2,000〜5,000枚	5件	14,000円	4.9円
5,000〜10,000枚	8件	22,031円	3.2円
10,000枚以上	6件	29,510円	1.3円

基本料金を高くして単価を下げる契約、その逆の契約があります。単価だけを比べても、どちらが得かは分かりません。

自社の請求書の比べ方

1. 請求書（または保守の明細）から、「月の基本料金」「モノクロ1枚の単価」「カラー1枚の単価」を書き出します。
2. 直近3か月の「モノクロの枚数」「カラーの枚数」の平均を出します。
3. 「基本料金＋モノクロ単価×モノクロ枚数＋カラー単価×カラー枚数」で、月の支払いを出します。
4. 上の表の単価を、自社の枚数に当てはめて同じ計算をし、差を見ます。
5. 差が大きいときは、契約の更新の前に、同じ条件（機種の性能、保守とトナーの範囲、最低枚数の有無）で2〜3社に見積もりを頼みます。

✅ 確かめておきたい点

• 基本料金に、一定の枚数ぶんが含まれていないか
• トナー・部品・出張の費用が、カウンター料金に含まれているか
• リース料が別に請求されていないか（リースと保守が別の会社のことがあります）
• 最低の枚数（毎月この枚数ぶんは払う）の決まりがないか

比べるときの注意

• 役所の契約の金額は、その年・その地域・その条件（機種、台数、保守や消耗品の範囲）での結果です。民間の契約の相場と同じとは限りません。
• 集めた51件のうち47件は北海道の振興局の入札（2024〜2026年）で、地域の偏りがあります。
• 一部の契約は、月の枚数が資料に書かれていないため、入札した各社の総額から計算で求めました。
• 税込と書かれたものは1.1で割って税抜にしています。十勝総合振興局の2026年2月の入札など、資料に税の区分が書かれていないものは、書かれた金額のまま載せています。
• 1枚の料金が1種類だけの契約（色の区別なし）は、「モノクロ機」として数えています。

集めた51件と出典

51件の一覧（役所ごとの基本料金・単価・枚数・入札した会社の単価の幅）と出典は、見本のPDFの2枚目に載せています。

• 見本：コピー機の月の支払い、公共の契約51件ではこうでした（PDF）

出典は、北海道の各振興局（石狩・後志・日高・十勝・留萌・上川・空知・渡島・釧路・胆振）、佐賀県唐津市、千葉県流山市が公開している「入札者及び入札結果一覧表」などです（2026年11月4日確認）。

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