FAX注文用紙の作り方｜聞き返しが減る欄の決め方と、AIで読む前に直したい5か所

FAX注文用紙は、取引先が「決めずに書ける所」を減らすように作ります。品名だけを書く欄だと、色・サイズ・等級が抜けた注文が届き、そのたびに電話で聞き返すことになります。AIで読み取る場合も同じで、AIは字を正しく読めても、書かれていないことは決められません。

このガイドでは、AIよろず室が卸の会社11社分のFAX注文の見本を作って分かった「注文書だけでは決められない書き方」と、それを防ぐ注文用紙の欄の作り方をまとめます。

この記事の要点

• 聞き返しの多くは、読みにくい字ではなく「書かれていない種類・単位」から起きる
• 商品番号の欄、種類を選ぶ欄、単位を選ぶ欄を印刷しておくと、迷う注文が減る
• 「前回と同じ」「多めに」は、注文書だけでは決められない。書き方の決まりを用紙に印刷する

11社分の見本で、AIが人に回した書き方

2026年11月5日、卸やメーカーの会社11社のホームページに載っている商品名・品番を使って、架空のお店から届いたFAX注文を作りました。それをAI（Claude Haiku 5.5）に商品一覧と一緒に渡して受注表にし、AIが「要確認」として人に回した行を種類ごとに分けたのが次の表です。

注文には、実際のFAXで起きやすい書き方を、こちらで意図的に入れています。表の件数は「現場でどれくらい起きるか」ではなく、AIが決めずに人に回した行の内訳です。

書き方	例	件数
種類が書かれず、商品が1つに決まらない	「おしゃぶり」（型が4種類）、「国産 2kg」（等級が5種類）、「真鯛」（フィレ・セミドレス・切身）	14
商品番号と名前が食い違う	「C-4 袋入」（C-4は箱入）、「mp08-36 のしねこ 抹茶」（mp08-36はココア）	5
番号が途中まで、または一覧にない品名	「ycsc03」（030と038がある）、「tam-005 うさぎ」、「煎餅日誌」（一覧は煎餅日記）	7
単位と入数・販売単位がずれる	「1箱」（1×36入）、「20枚」（10点セット）	6
注文書だけでは分からない書き込み	「前回と同じ等級で」「とらは多めに」「在庫があれば」	7

どの会社の見本でも、AIは字を読み違えていません（手書きの正の字だけは、数を決めずに「読めない」と返しました）。人に回したのは、書かれていないことや食い違っていることでした。注文用紙の側で、この5つを書かせない形にしておくと、聞き返しも、AIが「要確認」にする行も減らせます。

直したい5か所

1. 商品番号の欄を、品名と別に作る

品名だけの欄だと、略した名前（「鼎庵」「二十世紀」）や書き間違い（「煎餅日記」が「煎餅日誌」）が届きます。

• ✅ 「商品番号」と「品名」の欄を分ける
• ✅ 用紙の上に「番号と品名が違うときは、番号を優先します」など、どちらを優先するかを印刷する
• ✅ よく出る商品は、番号と品名を最初から印刷しておき、数量だけ書いてもらう

2. 種類（色・サイズ・型・等級）を選ぶ欄を作る

いちばん多かったのが、種類が書かれていない注文です。色違い・サイズ違いがある商品は、選ぶ欄を印刷しておきます。

• ✅ 色・サイズ・容量などを□で並べ、○や✓を付けてもらう
• ✅ 選ぶ欄が空いていたら「この行は確認のお電話をします」と用紙に書いておく

3. 単位を選ぶ形にし、入数を印刷する

「1箱」「20枚」「3c/s」のように、単位の書き方は取引先ごとにばらばらです。

• ✅ 単位は「ケース／袋／個」などから○で囲んでもらう
• ✅ 商品ごとに入数（1ケース36個入など）を印刷しておく

4. 「前回と同じ」には、前回の分かる欄を作る

「前回と同じ型で」「いつもの」は、受ける側に前回の記録がないと決められません。

• ✅ 「前回の注文日」または「前回の伝票番号」を書く欄を作る
• ✅ 「多めに」「少し」ではなく、数で書いてもらうよう用紙に一言書く

5. 条件付きの注文は、別の欄に書いてもらう

「在庫があれば1本」のような条件付きの注文は、受注表のどこに入れるかが決まりません。

• ✅ 「在庫がない場合：□取り寄せ／□キャンセル／□電話で相談」を選ぶ欄を作る
• ✅ 備考欄は「その他の連絡」に限り、注文の行は表に書いてもらう

あわせて、届け日は日付だけを書く欄にすると、日付と曜日の食い違いが起きません。

AIよろず室では、御社の注文用紙とホームページの商品名を使って、FAX注文を読み取った見本を無料でお作りしています。無料相談の申し込みはこちら

AIで読み取るときの頼み方

注文用紙を直しても、すべての注文が新しい用紙で届くわけではありません。AIで読み取るときは、決められない行を勝手に決めないよう頼みます。

このFAX注文を、商品一覧に照らして受注表にしてください。
・読めない所、番号と名前が食い違う所、色・サイズ・等級などが書かれておらず商品が1つに決まらない所、書かれた単位と入数がずれる所は、推測で決めずに「要確認」とし、何を確かめるか書いてください
・商品一覧にない品名は、似た商品に直さないでください
・表の外の書き込み（「前回と同じ」「在庫があれば」など）も見落とさず、確認事項として書いてください

11社分の見本では、この頼み方で、5つの書き方のどれも「要確認」として人に回っていました。一方で、慎重になりすぎて、入数のずれをすべての行に挙げる回もありました。御社の決まり（「個」はばら1個として扱う、など）を頼み方に書き足すと、確認の行を減らせます。

受注表の作り方と、登録前の照合の手順は、FAXの注文書をAIで読み取り、受注表に入力する方法にまとめています。

用紙を配る前の確認リスト

• ✅ 商品番号と品名の欄が分かれていて、どちらを優先するか書いてある
• ✅ 色・サイズなどの種類がある商品は、選ぶ欄がある
• ✅ 単位は選ぶ形で、入数が印刷されている
• ✅ 「前回と同じ」のときに書く欄（前回の注文日・伝票番号）がある
• ✅ 在庫がないときの扱いを選ぶ欄がある
• ✅ 届け日は日付だけの欄になっている
• ✅ 取引先の名前・電話番号・FAX番号・担当者を書く欄がある

よくある質問

Q. 用紙を直しても、取引先が古い用紙を使い続けたら意味がありませんか？

古い用紙で届く注文は残ります。それでも、よく注文してくれる取引先から順に新しい用紙を渡すと、聞き返しの多い注文から減っていきます。新しい用紙の届いた割合を、月に1回数えておくと効果が分かります。

Q. 商品が多くて、全部を用紙に印刷できません。

よく出る商品だけを印刷し、残りは「商品番号」の欄に書いてもらう形にします。種類のある商品は、番号に種類まで含める（色ごとに番号を分ける）と、選ぶ欄がなくても決まります。

Q. AIで読み取るなら、用紙は今のままでよいのでは？

AIは字を読むのは得意ですが、書かれていない種類や、前回の注文の中身は決められません。用紙を直すと、AIが「要確認」にする行が減り、人が確かめる時間も短くなります。

Q. Web注文に切り替えたほうがよいですか？

切り替えられる取引先には向いています。ただ、FAXに慣れた取引先が多い場合は、まず用紙を直し、FAXで届く注文の迷いを減らすほうが、すぐに効果が出ます。

参考資料

• AIよろず室の見本（2026年11月5日）：卸・メーカー11社のホームページに載っている商品名・品番で架空のFAX注文を作り、AI（Claude Haiku 5.5）で受注表にしたもの。注文には、起きやすい書き方を意図的に入れています。件数は、AIが人に回した行の内訳で、実際の注文での頻度ではありません

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