AI議事録・会議の録画の社内ルール｜同意の確かめ方と事前案内の文例
公開 2026-11-06 AIよろず室
AI議事録や会議の録画を会社で使うなら、始める前に参加者へ知らせ、記録の扱いを決めます。総務・情報システム担当が共通のルールを用意します。進行役は開始前に利用の可否を確かめます。
この記事の要点
- 録画・文字起こし・AIによる要約のうち、何を使うかを事前に伝えます
- 保存先・見られる人・残す期間・消す人を、記録ごとに決めます
- 「止めてほしい」と言われたら、まず記録を止める運用にします
以下は社内運用のひな形です。録音の同意は法律・社内規程によって扱いが違うので、迷ったら専門家へ相談してください。
最初に、何を残すかを分ける
「AI議事録を使います」だけでは、何が記録されるか伝わりません。録画は映像や音声を残すことです。文字起こしは発言を文字にすることです。AI議事録は、その文字などをAIで要約した記録です。
たとえば「映像は残さず、音声を文字にして要約だけ配る」会議もあります。招待文には、実際に使う機能を一つずつ書きます。
使うサービス名と会社のアカウントも決めます。別のAIサービスへ文字起こしを渡す場合は、その名前も案内します。参加者が会議に入っただけで、別サービスへの入力まで了承した扱いにしない運用にします。
事前に知らせる文例3つ
招待メールや予定の説明欄に書き、開始前にも口頭で確かめます。【 】は自社のルールに合わせて埋めてください。期間は記入例です。
1. 社内会議
今回は、決定事項と担当者を確認するため、【Teams】で録画と文字起こしを行います。文字起こしは【会社が承認したAI名】で要約します。記録は【会社指定の会議フォルダ】に保存します。録画と文字起こしを見られるのは【出席者と直属の管理職】です。両方とも【会議後30日】で【会議担当者】が削除します。確認済みの議事録は【関係部署】へ共有し、【1年】残します。差し支えがあれば、開始前や会議中に【進行役】へお知らせください。記録を止め、手書きのメモに切り替えます。この方法で進めてよいか、開始前に確認します。
2. 社外の人が入る会議
本日は、打ち合わせ内容を確認するため、【Zoom】で録画と文字起こしを行いたいと考えています。【AI名】で議事録の下書きも作ります。保存先は【当社の指定フォルダ】です。元の記録を見られるのは【両社の指定担当者】に限ります。録画と文字起こしは【30日後】に【当社の担当者】が削除します。議事録は内容をご確認いただいてから【両社の関係者】へ共有し、【1年】残します。ご都合が悪い場合は、録画・文字起こし・AIを使わずに進めます。開始前にご了承いただけるか、お返事をお願いします。
3. 個人情報を扱う会議
今回は【採用面接の振り返り】のため、個人情報を扱います。【Google Meet】の文字起こしと【AI名】による要約を使う予定です。映像と音声のファイルは残しません。氏名などは必要な範囲だけ扱います。保存先は【人事専用フォルダ】です。見られる人は【採用担当者と人事責任者】に限ります。文字起こしは【7日後】に【採用担当者】が削除します。確認済みの議事録は【採用判断の終了後30日】で削除します。記録してほしくない内容がある場合は、事前に【相談先】へお知らせください。開始前にも利用の可否を確認します。難しい場合は、必要な事項だけ人がメモします。
個人情報を扱う会議は、まず社内の担当者に利用の可否を相談します。健康相談や人事評価などは、通常の定例会議と分けて判断します。文例を送ることだけで、使ってよいと決めないでください。
開始前に「案内した方法で記録してよいでしょうか」と尋ねます。返事がない人には個別に確かめます。途中から入った人にも、発言の前に同じ説明をします。
保存先・見られる人・期間・消す人を決める表
録画と議事録は、分けて管理します。下は架空の社内定例会議の例です。自社の文書管理ルールに合わせて書き換えてください。
| 記録 | 保存先 | 見られる人 | 残す期間 | 消す人 |
|---|---|---|---|---|
| 録画・音声 | 会社指定の会議フォルダ | 出席者と直属の管理職 | 会議後30日 | 会議担当者 |
| 文字起こし | 同フォルダ内の確認用の場所 | 議事録担当者と進行役 | 議事録確定後7日 | 議事録担当者 |
| AI議事録の下書き | 会社が承認したAI内と確認用フォルダ | 議事録担当者と進行役 | 議事録確定後7日 | 議事録担当者 |
| 確認済みの議事録 | 部署の文書保管場所 | 関係部署の指定メンバー | 確定後1年 | 部署の文書管理担当者 |
保存先は「クラウド」だけで済ませず、フォルダ名まで書きます。担当者は共有設定を開き、指定した人だけが見られるか確かめます。社外へ渡す場合は、確認済みの議事録を基本にします。
削除の対象には、ダウンロードしたコピーやAI内の履歴も含めます。自動削除を使う場合も、実行を確かめる人を決めます。ごみ箱やバックアップの保存期間も確認します。「消す操作をした日」と「完全に消える日」は区別して案内します。
「止めてほしい」と言われたとき
まず止めてから、今ある記録の扱いを相談します。理由を全員の前で説明してもらう必要はありません。
- 進行役が話を止めます。操作担当者が録画・文字起こし・AIの記録機能をそれぞれ停止します。
- 停止したことを画面で確認します。操作できないときは会議を中断し、主催者や管理者に連絡します。
- 必要な決定事項だけ、人がメモする方法を提案します。記録の再開は、改めて参加者に確かめます。
- すでに残った部分は、共有とAIへの追加の入力をいったん止めます。削除や該当部分の除外を、本人と社内の責任者に相談します。
- 担当者と対応期限を決めます。処理後は、本人に結果を知らせます。
たとえば商談中に「この価格の話は残さないで」と言われたら、その場で記録を止めます。会議後に、文字起こしや要約にも該当する内容がないかを確かめます。録画を消すだけで対応を終えないようにします。
Teams・Zoom・Google Meetの公式の通知
各社の公式ヘルプを2026年11月6日に開いて確認しました。ここでは、会議ツール自体の録画機能について確認できた範囲を示します。
| ツール | 参加者に知らせる公式の仕組み |
|---|---|
| Teams | 録画を開始すると、参加者全員に自動で通知されます。公式ヘルプの「Start recording」に記載があります |
| Zoom | デスクトップ・モバイルアプリでは、録画の同意を求める案内が画面に表示されます。ただし、Enterprise・Business・Educationなどで100ライセンス以上のアカウントでは、管理者が社内参加者向けの案内を無効にできます。電話で音声参加する人には、録画中であることを音声で知らせます |
| Google Meet | 録画の開始時と停止時に参加者へ通知されます。主催者が録画などの自動開始を有効にした会議では、参加時に画面上の警告メッセージが表示されます。さらに2026年11月から、管理者が設定すると、会議に入る前の画面に会社の注意文とリンクを出せる機能が順次提供されています（初期設定はオフ） |
TeamsとMeetについて、参照ページの本文から通知の色・位置・常時表示の有無までは確定していません。通知を、会社としての事前説明の代わりにしない運用にします。
未確認：別の録音手段やAIの通知
外部のAI議事録サービス、スマートフォンの録音、パソコンの画面収録まで、上の通知で分かるかは未確認です。文字起こしだけを使う場合や、AIの要約だけを使う場合の通知も、上の表の対象外です。
導入前に、自社で使う機能の公式ヘルプを別途確認します。続いて、社外参加者やスマートフォン参加者を含めて試します。未確認のまま「全員に自動表示される」と案内しないでください。
会議前の確認リスト
- 使う機能とAIの名前を招待文に書いた
- 保存先・見られる人・期間・消す人を決めた
- 参加者への説明と返事の確認を担当する人を決めた
- 停止を求められたときの操作担当者を決めた
- 配る前に、数字・担当者・決定事項を人が確かめる段取りを作った
参考資料
- Microsoft Support「Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams」（録画開始時の全員への自動通知。2026年11月6日確認）
- Zoom Support「Modifying recording notification prompts」（画面の同意案内、契約による設定の違い、電話参加者への音声通知。2026年11月6日確認）
- Google Meet ヘルプ「ビデオ会議を録画する」（録画開始・停止時の通知、自動開始設定時の画面上の警告。2026年11月6日確認）
- Google Workspace Updates「Display Custom Policy in the Green Room before Google Meet Calls」（会議前の画面に注意文を表示。2026年11月3日付、11月6日確認）