AIでシフト表を作る方法｜ルールの書き方・頼み方と、人が足りない週の扱い【15回の検証つき】

AIにシフト表を作ってもらうときは、ルールを番号つきで1行に1つ書き、AIの表を人が数えて確かめます。この形なら、5人・1週間くらいの規模では、AIはルールを守った表を返します。一方で、忙しい曜日や、誰に負担を寄せないかといった「書いていない事情」は、AIには分かりません。書き足すと、そのとおりに組みます。

このガイドでは、AIよろず室が架空の飲食店で15回試した結果をもとに、ルールの書き出し方から、頼み方、確かめ方までを順に説明します。

この記事の要点

• ルールは「誰が・いつ・何回まで」を、番号つきで1行に1つ書く
• 人が足りない週は「空欄にしてよい」「空けるならこの枠は避ける」まで書いておく
• AIの「ルールを確かめました」は鵜呑みにせず、1人あたりのコマ数をExcelで数え直す

15回試して分かったこと

2026年11月5日〜6日、架空の飲食店（スタッフ5人、月曜〜日曜の朝と夜に1人ずつ、合計14コマ）のシフトを、AI（Claude Haiku 5.5）に作ってもらいました。毎回、前の会話を持たない新しい状態で頼み、できた表は確認用のプログラムで1コマずつルールと照らしました。

試したこと	回数	ルール違反	結果
全員そろう週（組み方がある）	6回	0回	6回とも14コマ全部を埋めた
人が足りない週（上限の合計が13コマ）	6回	0回	6回とも1コマを空け、「1つ足りない」と説明。空けた枠は月朝・火朝・水夜・日夜とばらばら
人が足りない週＋「空けるなら金曜・土曜の夜は避ける」	3回	0回	3回とも金曜・土曜の夜は埋めた（空けたのは木朝・日朝・日朝）

足りない週でも、AIは勝手にルールを破りませんでした。ただ、どこを空けるかは、指定しなければ回ごとに違いました。お店の事情を一言書き足すと、そのとおりに組む、というのが15回の結論です。

手順1：ルールを書き出す

まず、頭の中にある決まりを、AIに渡せる形に書き出します。次の4種類に分けると、抜けが見つかります。

1. 入れない日・時間：「佐藤さんは月曜と火曜は入れない」
2. 回数の上限：「1人あたり週4コマまで」「鈴木さんは週3日まで」
3. 組み合わせ：「新人が朝の日は、同じ日の夜にベテランが入る」「同じ人が同じ日の朝と夜の両方に入らない」
4. 毎日の必要人数：「毎日、朝と夜に1人ずつ」

書くときのコツは3つです。

• ✅ 番号つきで、1行に1つ書く。あとで「ルール3を緩めて」と言いやすくなります
• ✅ 「なるべく」「できれば」は使わない。守るのか、守らなくてよいのかを決めて書きます
• ✅ 「日」と「コマ」を言い分ける。今回、「週3日まで」を「1日1コマなので週3コマまで」とAIが自分で読み替えた回が複数ありました。1日に2コマ入れる職場なら、結果が変わります

💡 ポイント：書き出してみると、「田中さんは土日は入れないけど、祝日は？」のように、決めていなかったことが見つかります。AIに頼む前のこの作業だけでも、シフトづくりは楽になります。

名前と理由の書き方

スタッフの名前は、名字だけか、記号（Aさん・Bさん）で十分です。休む理由（通院、家族の事情など）は書かず、「入れない」とだけ書きます。AIに入れてよい情報の線引きは、ChatGPTに機密情報を入れていい？にまとめています。

手順2：AIに頼む

ルールのあとに、次の頼み方を付けて渡します。〇の所は、お店に合わせて書き換えてください。

このルールで、来週のシフト表を作ってください。
・埋まらない枠は、無理に埋めず空欄にし、理由と、緩めるルールの候補を書いてください
・空欄にするなら、〇曜日と〇曜日の夜は避けてください（忙しい日）
・1人あたりのコマ数の差が2以上になるときは、理由を書いてください
・表は、1行に1コマずつ「曜日｜朝か夜｜名前」の形で書いてください
・最後に、1人ずつのコマ数を書いてください

2行目と3行目が、お店の事情を伝える行です。人が足りない週の検証では、この2行を足した3回とも、指定した曜日の夜を埋め、コマ数に差が出た理由を1人ずつ説明しました。

⚠️ 注意：AIが書く「空欄にした理由」も、そのまま信じないでください。3回のうち1回は、「木曜の朝は、ほかの組み方でも最後に余る枠です」と説明しましたが、ほかの2回は日曜の朝を空けていました。空ける枠はほかにも選べます。

手順3：Excelで確かめる

AIは、表のあとに「ルールをすべて確認しました」と書くことがあります。今回の15回では実際に違反はありませんでしたが、人数やルールが増えると間違いは起きやすくなります。最後は人が数えます。

1. AIの表をコピーし、Excelに貼る
2. 「データ」→「区切り位置」で、区切り文字に「｜」を指定すると、曜日・朝夜・名前の3列に分かれます
3. 名前の列で、1人ずつのコマ数を数えます。名前がC列なら =COUNTIF(C:C,"佐藤") のように書きます
4. 入れない日に名前がないかを、曜日の列で絞り込んで確かめます

確かめる順番は、①入れない日 → ②回数の上限 → ③組み合わせがおすすめです。①と②は数えるだけで分かり、③は日ごとに朝と夜を見比べます。

Excelの式をAIに作ってもらう方法は、ChatGPTでExcelの関数・数式を作る方法にあります。

人が足りない週の考え方

全員の上限を足しても枠に届かない週は、どう組んでも空きが出ます。今回の「足りない週」では、6回中5回、AIのほうから「田中さんに1コマだけ入ってもらう」「伊藤さんを3コマまでにする」などの緩め方を挙げ、どれにするかは人に返しました。

このとき、人が決めることは2つです。

• どの枠を空けるか：忙しい曜日・時間を避ける。頼み方の2行目で先に伝えておく
• どのルールを緩めるか：誰に頼むか、新人を夜に入れてよいか。AIの候補を見て、本人と相談して決める

📌 ここがポイント：AIは「ルールの番人」としては頼りになります。空ける枠や、誰に無理をお願いするかのような、人の事情が絡む判断は、店長や担当者が最後に決めます。

よくある質問

Q. 無料のAIでも作れますか？

今回の規模（5人・14コマ・7ルール）なら、無料版でも試せる大きさです。ただ、使うAIや版によって結果は変わります。最初の数週は、手順3の確かめを必ず行ってください。

Q. 人数が多い職場でも使えますか？

スタッフが増えるほど、ルールの組み合わせは一気に増えます。今回の検証は5人の小さな例なので、20人、30人の職場で同じように守れるとは限りません。部署や時間帯ごとに分けて頼む、確かめを必ず数えて行う、の2つを守ってください。人数が多く毎週の作業が重い場合は、シフト管理の専用ツールも比べてみる価値があります。

Q. 希望休を集めて、そのまま渡してもいいですか？

渡す前に、希望を「入れない日」のルールの形に書き直します。「できれば休みたい」のような希望は、守るのか守らなくてよいのかを決めてから書きます。決めずに渡すと、AIが自分で判断します。

Q. 毎週同じ頼み方を使い回せますか？

使い回せます。ルールと頼み方を1つのメモにしておき、毎週変わる所（休み・上限）だけ直して渡します。頼み方の書き方そのものは、仕事で使えるプロンプトの書き方にまとめています。

参考資料

• AIよろず室の検証（2026年11月5日〜6日）：架空の飲食店（スタッフ5人、1週間14コマ、ルール7つ）のシフトを、Claude Haiku 5.5に15回作ってもらい、確認用のプログラムでルールと1コマずつ照らしたもの。全員そろう週6回、人が足りない週6回、人が足りない週に「避ける曜日」「差の理由」を足した頼み方3回。小さな例のため、人数やルールが増えたときも同じになるとは限りません

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