ChatGPTでビジネスメールを書く方法｜返信・お詫び・断り・催促のプロンプトと、送る前に確かめる4点
公開 2026-10-29 AIよろず室
ChatGPTなどの生成AIでビジネスメールを書くときは、頼む前に、こちらの状況を3行のメモにし、「メモにない約束や日付は書かない」と添えて頼むのがいちばん確実です。メールだけを貼って「返信を書いて」と頼むと、AIは丁寧な文章を作る代わりに、こちらが決めていない約束まで書いてしまうことがあります。
この記事の要点
- AIよろず室が試したところ、メールだけを渡すと、AIは打ち合わせの了承、値下げの前提、まだ作っていない見積書の添付を、完成した文章として書きました
- お詫びのメールでは、確認していない原因を自社の責任として認め、決めていない交換や返金を約束しました
- 頼む前に「答えられること・まだのこと・いつ連絡するか」の3行メモを書き、送る前は約束・数字と日付・添付・宛名の4点だけ確かめます
この記事は、AIよろず室がnoteで公開してきたメール作成の検証（2026年9〜10月）をもとにしています。検証に使ったAIはClaudeですが、頼み方と確かめ方は、ChatGPTなどほかの生成AIでも同じように使えます。
AIにメールを任せると、何が起きるか
返信：決めていないことを、決まったように書く
取引先から3つの質問（納期を早められるか、250個の場合の単価、火曜14時の打ち合わせでよいか）が届いた、という架空のメールで試しました（2026年10月8日）。メールだけを貼って「返信を書いて」と頼むと、分からない金額は「〇〇」の空欄にしていた一方で、次の3つを完成した文章として書いていました。
| AIが書いたこと | 何が困るか |
|---|---|
| 「14時からで問題ございません」 | 都合を伝えていないのに、打ち合わせを了承している |
| 「250個の場合、1個あたり〇〇円お安くなります」 | 数量が増えれば安くなるとは限らない |
| 「修正したお見積書を添付しました」 | まだ作っていない見積書を、添付したことになっている |
空欄の「〇〇」は、埋め忘れに気づけます。けれど、この3つは文章として完成しているので、そのまま送ってしまいやすいのです。
→ 検証の詳細：生成AIでメールの返信を作る方法｜頼む前に書く「3行メモ」と、メモなしでAIが決めてしまった3つのこと（note）
お詫び：原因を認め、約束を作る
「商品が遅れて届き、箱が潰れて中身が割れていた」というクレームへのお詫びを頼んだときは（2026年9月24日）、とても丁寧な文面の中に、次の3つが入っていました。
- 原因を決めつける：「弊社の梱包および配送管理が不十分であったことが原因」。依頼文に原因の情報はありませんでした
- 決めていない対応を約束する：交換、送料の負担、返金。会社の判断が要ることです
- 守れるか分からない断言：「二度と起こらないよう」
→ 検証の詳細：生成AIでクレームのお詫びメールを作る方法（note）
💡 これはAIの性能の問題ではありません。足りない情報を、それらしく補ってしまうのが生成AIの性質です。だから、足りない情報を先に渡し、「補わないで」と頼みます。
頼む前に書く「3行メモ」
メールを頼む前に、相手の質問や用件ごとに、こちらの状況を3つに分けて書きます。
- 答えられること：例「火曜14時はOK」
- まだのこと：例「納期は工場に確認中」「250個の単価はまだ出していない」
- いつ連絡するか：例「金曜の夕方までに連絡」
3行目の「いつ」が、いちばん大事です。相手が本当に知りたいのは、多くの場合、答えがいつ来るかだからです。検証では、メモに「いつ」がないと、AIは日付を作らない代わりに、「わかりましたら、あわせてお伝えいたします」とぼかした返信になりました。
⚠️ メモを渡しても、AIは言い回しを変えることがあります。検証では、メモの「まだ出していない」が「現在、算出しております」になっていました。読んだ相手は、計算が進んでいると受け取ります。まだのことは「確認中」と書いてと、言葉まで指定すると防げます。
そのまま使えるプロンプト
基本（返信）
取引先から届いた次のメールに、返信を書いてください。
こちらの状況は、下のメモのとおりです。
ルール：
・メモに書いていない約束や日付は、書かないでください
・分からないことは「確認中」と書き、いつ連絡するかは【 】の空欄にしてください
・相手の質問に、番号をつけて1つずつ答えてください
・本文は【250】字以内にしてください
【メモ】
・答えられること：
・まだのこと：
・いつ連絡するか：
【届いたメール】
（ここに貼る）
お詫び
お客様へのお詫びメールの下書きを作ってください。
次の3つを分けて書いてください。
・謝ること（確認できた事実と、お客様が困ったこと）：【 】
・調べること（まだ分かっていないことと、連絡する期限）：【 】
・約束すること（社内で決まっている対応だけ）：【 】
ルール：
・原因は、上に書いたこと以外は書かないでください
・上に書いていない補償や対応は、約束しないでください
・「二度と起こらないように」のような断言は使わないでください
お断り
次の依頼を、お断りするメールを書いてください。
・断る理由（相手に伝えてよい範囲）：【 】
・代わりにできること（あれば）：【 】
・今後のお付き合い：【また声をかけてほしい／特になし】
ルール：
・理由は、上に書いた範囲だけにしてください
・「検討します」など、あとで期待させる言い方はしないでください
・本文は【200】字以内にしてください
催促（入金・回答のお願い）
取引先に、【入金／回答】の確認をお願いするメールを書いてください。
・もともとの期限：【 】
・今日の時点の状況：【当社で確認できていない】
・新しくお願いする期限：【 】
ルール：
・相手を責める言い方はせず、こちらの確認漏れの可能性にも触れてください
・行き違いでお支払い済みの場合のお詫びを一文入れてください
・金額や請求書の番号は、【 】の空欄にしてください（あとで人が入れます）
📌 どのプロンプトにも共通するのは、「書いてよいこと」を先に渡し、「書いてはいけないこと」をルールで止めることです。丁寧な言い回しや敬語は、AIに任せて大丈夫です。
AIよろず室では、よく届くメールの種類に合わせて、頼み方の型を作るお手伝いをしています。30分の無料相談では、日々のメールの流れを伺い、AIに任せる部分と、人が決める部分を分けるところまで進みます。無料相談の申し込みはこちら
送る前に確かめる4点
AIの文面は、全部を読み直す必要はありません。次の4点に絞って確かめます。
| 確かめること | 見る場所の例 |
|---|---|
| 1. 約束 | 「承知しました」「対応いたします」「お送りします」など、こちらが何かをすると書いた文 |
| 2. 数字と日付 | 金額、数量、期限、曜日。元のメールやメモと照らし合わせる |
| 3. 添付 | 「添付しました」と書いてあるなら、本当に添付したか |
| 4. 宛名 | 会社名、部署名、名前の漢字、「様」と「御中」 |
とくに1の約束は、メールを送った時点で会社の約束になります。AIが書いた「対応いたします」も、相手から見れば会社の返事です。
入れてはいけない情報
メールをAIに貼るときは、個人の情報や、取引先から預かった秘密に気をつけます。個人向けのプランでは、初期設定のままだと会話がモデルの学習に使われることがあります。
- お客様の名前、電話番号、メールアドレス、住所 →「お客様」「（連絡先）」に置き換える
- 注文番号、口座番号 → 空欄にして、あとで人が入れる
- 取引先から聞いた、公表前の情報 → 貼らない
プランごとのデータの扱いと、伏せ方の例は、別の記事で詳しく説明しています。
→ ChatGPTに機密情報を入れていい？｜入れてはいけない情報の早見表と、安全な伏せ方
よくある質問
Q. AIが書いたメールを、そのまま送ってもいいですか？
送る前に、約束・数字と日付・添付・宛名の4点だけは確かめてください。AIは、こちらが決めていない約束を、完成した文章として書くことがあります。送ったメールは、会社の返事として扱われます。
Q. 敬語や言い回しは、AIに任せて大丈夫ですか？
おおむね任せて大丈夫です。丁寧すぎて長くなることがあるので、「本文は250字以内」のように字数を決めると読みやすくなります。社内の決まった書き出しや結びがあれば、プロンプトに書いておきます。
Q. お詫びのメールを、AIで作ってもいいですか？
下書きには使えます。ただし、原因と対応は、AIに考えさせず、人が決めて渡します。AIに任せると、確認していない原因を自社の責任として認めたり、決めていない補償を約束したりすることがあります。
Q. ChatGPT以外のAIでも、同じ頼み方でいいですか？
はい。この記事の頼み方は、AIに足りない情報を渡し、補わないよう止めるためのもので、ChatGPT、Claude、Geminiなど、どの生成AIでも同じように使えます。