引き継ぎ書の書き方｜後任が迷わない9つの項目と記入例

引き継ぎ書は、後任の方が前任に聞かなくても、一人で仕事を1回終えられるように書きます。そのためには、手順だけでなく、「何のための仕事か」「迷ったときにどうするか」「誰に確かめるか」まで書くことが大切です。

この記事では、引き継ぎ書に入れる9つの項目を、記入例とあわせて紹介します。記入例は、架空の会社「みどり工業」の経理課で、「請求書を受け取り、支払予定表へ登録するまで」の業務を引き継ぐ場面です。

そのまま書き込める引き継ぎ書（Word）とチェック表（Excel）、記入例の全体（PDF）は、無料テンプレートのページからダウンロードできます。

引き継ぎ書とは

引き継ぎ書は、退職や異動で担当が変わるときに、仕事のやり方を後任に渡すための文書です。

ふつうのマニュアルとの違いは、前任の頭の中にしかないことを書き出す点にあります。たとえば、「この取引先はいつも遅れて届く」「この金額を超えたら課長に見せる」といった、どこにも書かれていない判断です。

引き継ぎ書がないと、後任は前任に何度も聞くことになります。前任がすでに辞めていれば、聞くこともできません。

引き継ぎ書を書く前に決めること

書き始める前に、表紙にあたる部分で次のことを決めておきます。

項目	記入例
対象の業務	取引先から届いた請求書を受け取り、内容を確かめて、支払予定表に登録するまで
この引き継ぎ書に含まないこと	実際の振込、月次の決算、仕訳の入力（別の引き継ぎ書で扱う）
前任・後任	前任：経理課 山田（12月末で退職予定）／後任：経理課 佐藤
確認する責任者	経理課長 高橋
作成日・版	2026年10月23日 第1版（後任による試行の前）
更新の担当	佐藤（変更があったら、その月のうちに直す）

1つの業務につき1冊にするのがコツです。いくつもの業務を1冊にまとめると、後任がどこを見ればよいか分からなくなります。

「含まないこと」を書いておくと、後任が「これもやるのかな」と迷わずに済みます。

引き継ぎ書に入れる9つの項目

1. この業務の目的と流れ

最初に、何のための仕事かを1文で書きます。そのあと、大きな流れを3〜7個の番号で並べます。

記入例
目的：払うべき請求を、払うべき日に、正しい金額で払える状態にすること。二重払い・払い忘れ・金額の間違いを防ぎます。

1. 請求書を受け取る（メール・郵送）
2. 発注の記録と照らし合わせる
3. 請求書の記載事項を確かめる
4. 支払予定表に登録する
5. 原本を保管し、責任者に回す

目的が書いてあると、後任が手順にないことに出会ったとき、「二重払いを防ぐためなら、ここで確かめよう」と自分で判断できます。

2. 月・年の予定

締め日、提出日、年に1回だけの作業を書きます。

時期	やること
毎日	共有メールと郵便物を確認し、届いた請求書を「受付」フォルダに入れる
毎月25日	その月に支払う分の受付を締める（25日を過ぎて届いたものは翌月の支払い）
毎月27日まで	支払予定表の登録を終え、経理課長に確認を頼む
月末	確認が済んだ分が、振込の担当に渡る（この引き継ぎ書の範囲外）

年に1回の作業ほど、忘れられます。 決算月の早めの締めや、年末の特別な処理などは、必ずここに入れます。

締め日が土日祝日に当たったときの扱いのように、分からないことがあれば、推測で書かずに「未確認」として残します（8つ目の項目で扱います）。

3. 手順

手順ごとに、「使う資料や場所」「やること」「確認すること」を書きます。

記入例（手順1：請求書を受け取る）
・メールで届いたもの：PDFを「経理／請求書／受付」フォルダに保存する。ファイル名は「日付_取引先名_金額」（例：20261020_青葉商店_55000）
・郵送で届いたもの：受付印を押し、スキャンして同じフォルダに保存する。原本は「未処理」トレーへ
・確認すること：同じ取引先・同じ金額のファイルが、すでにないか（二重に届いていないか）

記入例（手順4：支払予定表に登録する）
・共有フォルダの「支払予定表_2026年度.xlsx」の、支払月のシートに1行追加する
・入れる項目：受付日／取引先名／発注番号／請求金額（税込）／支払予定日／ファイル名
・確認すること：合計の行の金額が、登録前より請求金額の分だけ増えているか

書くときのポイントは3つです。

• ファイルの置き場所は、フォルダの名前まで書く。「共有フォルダにある」だけでは見つかりません。
• 各手順に「確認すること」を1つ付ける。 どこで間違いに気づけばよいかが分かります。
• パスワードは書かない。 「ログインの方法は、総務課の田中さんに確認」のように、聞く相手だけを書きます。

4. 迷ったときの判断の基準

前任が頭の中で決めている「いつもこうしている」を、「こんなとき → こうする」の形で書き出します。引き継ぎでいちばん抜けやすいところです。

こんなとき	こうする
単価が発注より安い	登録してよい。備考欄に「単価が発注より安い（◯円）」と書く
送料など、発注にない少額の費用（5,000円以下）が入っている	過去に同じ取引先で同じ費用があれば登録してよい。初めてなら確認する
請求書の日付が古い（2か月以上前）	登録する前に、すでに払っていないか支払予定表の過去分を検索する

前任に「迷うのはどんなときですか」と聞いても、なかなか出てきません。「最近、手が止まった請求書はありましたか」のように、具体的な場面を聞くと出てきやすくなります。

5. 自分で判断せず、責任者に確認する条件

後任が一人で決めてはいけない場面を書きます。

記入例
次のどれかに当たったら、登録しないで経理課長（高橋）に確認する。
・振込先の口座が、取引先台帳と違う（口座変更の連絡が先に来ていても、必ず確認する）
・発注の記録がない請求書
・金額が発注より高い（金額の大小にかかわらず）
・1件で100万円を超える請求
・初めての取引先

4つ目の「判断の基準」との違いは、後任が決めてよいかどうかです。決めてよいことは「判断の基準」に、決めてはいけないことはここに書きます。

金額や口座のように、間違えると取り返しのつかないことは、ここに入れておきます。

6. 例外のときの対応

年に数回しか起きないことほど、書いておきます。めったに起きないので、前任も説明を忘れがちです。

こんなとき	対応
毎月届く請求書が、25日になっても届かない	取引先の担当者にメールで問い合わせる。連絡先は取引先台帳
請求書に必要な記載（登録番号など）がない	登録はするが、備考欄に書き、経理課長に知らせる
同じ請求書が、メールと郵送の両方で届いた	どちらか1つだけを登録する。もう1つには「重複」と書いて、処理済みに入れる

7. よくある質問

前任がよく聞かれていたことを、質問と答えの形で残します。

記入例
Q. 25日の締めの前に、急ぎで払ってほしいと言われたら？
A. 自分で決めずに、経理課長に相談する。月の途中の支払いは、課長の判断が必要です。

Q. 支払予定表の行を間違えて消してしまったら？
A. 共有フォルダの「以前のバージョン」から戻せます。戻し方が分からないときは、情報システム担当に連絡する。

社内の人や取引先から、前任あてに来ていた質問を思い出してもらうと、書きやすくなります。

8. 未確認のことと確認先

聞き取りで分からなかったことは、推測で埋めずに残します。そして、誰に確かめるかを書きます。

記入例
・25日が土日祝日のときの締め日 → 経理課長 高橋
・前任が「年に1回だけある」と言っていた、決算月（3月）の締めの早め方 → 経理課長 高橋
・海外の取引先（外貨の請求書）の扱い → 前任 山田（退職前に聞く）

この項目は、前任が辞める前にすべて埋めるのが目標です。退職日が近い場合は、前任にしか答えられないものから先に聞きます。

9. 後任が試した記録

後任に、引き継ぎ書だけを見て1回仕事をしてもらいます。止まったところ、迷ったところを書き、引き継ぎ書を直します。

日付	試した人	止まった・迷ったところ	直した内容
11月25日	佐藤	発注一覧の検索で、発注番号の入れ方が分からなかった	手順2に、検索画面の入力欄の名前と入力例を足した

（この行は、書き方を示すための例です）

直したら、表紙の版を「第2版」のように上げます。後任が1回試して、止まったところを直したときに、引き継ぎ書は完成です。

引き継ぎ書でよくある3つの失敗

手順だけで、判断の基準がない

手順どおりに進めても、いつもと違う請求書に当たった瞬間に止まります。「迷ったときはこうする」「ここからは責任者に確認する」まで書きます。

分からないところを、推測で埋める

それらしく書かれた間違いは、空欄より見つけにくくなります。分からないことは「未確認」と書いて残し、確認先を添えます。

書いて終わりにする

書いた本人には、抜けている部分が見えません。自分にとって当たり前のことほど、書き忘れるからです。後任に1回試してもらい、止まったところを直して、はじめて完成です。

引き継ぎ書を作る進め方

退職日や異動日から逆算して、次の順番で進めます。

1. 引き継ぐ業務を洗い出す：前任の仕事を一覧にし、毎日・毎月・年に1回に分けます
2. 優先順位を決める：締め日がある仕事、前任しか分からない仕事から書きます
3. 前任に話してもらう：実際の画面や書類を見せながら、1業務あたり60〜90分ほど話してもらいます。録音しておくと、書くときに聞き直せます
4. 9つの項目にそって書く：分からないところは「未確認」に残します
5. 未確認のことを確かめる：前任や責任者に聞いて埋めます
6. 後任に1回試してもらう：月末の仕事なら、前任がいる間の月末に試します
7. 止まったところを直す：版を上げて、完成です

月に1回しかない仕事は、退職前に1回しか試せないことがあります。退職日の1〜2か月前には書き始めると、試して直す時間がとれます。

書き終えたときの確認リスト

• 目的が1文で書かれているか
• 年に1回の作業が、予定に入っているか
• ファイルの置き場所が、フォルダの名前まで書かれているか
• 各手順に「確認すること」が付いているか
• 「判断の基準」と「責任者に確認する条件」が分かれているか
• パスワードそのものが書かれていないか
• 未確認のことに、確認先が書かれているか
• 後任が1回試し、止まったところを直したか

よくある質問

引き継ぎ書は、どのくらいの量になりますか？

記入例の業務で、A4で3ページほどです。量よりも、9つの項目がそろっているかを大切にします。手順が長くなる業務は、業務を分けて別の引き継ぎ書にします。

前任がもう辞めてしまった場合は、どうすればいいですか？

残っている資料（メール、ファイル、過去の書類）から、分かることを書き出します。分からないことは「未確認」に挙げ、責任者や取引先に確かめます。後任が試しながら、少しずつ埋めていきます。

生成AIで引き継ぎ書を作れますか？

前任に話してもらった内容を文字にしてAIに渡すと、9つの項目にそった下書きと、未確認のことの一覧を作ってもらえます。ただし、未確認のことを埋められるのは前任本人です。AIで作ってみた結果は、引き継ぎ書をAIで作る方法（note）にまとめています。